Responsable Services Généraux H/F - Senior Office Manager

Poste à pourvoir dès que possible

Statut cadre, temps plein

Basé à Clichy

RWE Renouvelables France est à la recherche d'un Responsable des Services Généraux H/F qui souhaite faire partie d'une nouvelle équipe à Paris.

Nous avons de nouvelles et grandes ambitions pour l'énergie renouvelable, et nous sommes au début de notre voyage avec environ 3 600 collègues en Amérique du Nord et du Sud, dans le reste de l'Europe, en Asie et dans le Pacifique. En d'autres termes, il existe de bonnes opportunités de développement au sein de l'organisation. Dans votre poste, vous disposez d'une grande liberté pour organiser votre travail de la manière qui vous convient le mieux. Notre culture est caractérisée par l'esprit d'entreprise, l'ouverture et l'engagement. Nous vous offrons un emploi dynamique où les relations, le développement et la stratégie occuperont une place importante dans votre vie de tous les jours.

En tant que Responsable des Services Généraux H/F, vous jouerez un rôle fondamental au sein de notre filiale française qui compte environ 200 employés. Vous serez responsable du bon fonctionnement du bureau de Paris, des bureaux régionaux en France et vous assisterez l'équipe en France.

Vous managez un gestionnaire de services généraux. 

L'équipe de RWE est en pleine expansion et recherche des personnes entreprenantes avec un état d'esprit de croissance pour rejoindre une équipe en pleine expansion dans un environnement dynamique, faisant partie d'une organisation mondiale plus large.

Vos responsabilités

• Management d'un gestionnaire des services généraux

• Gestion générale des installations :

  • Planifier et réaliser les tâches de gestion des installations en accord avec l'équipe de gestion à Essen (TCI) et en tenant compte des normes de RWE, par exemple la planification de l'occupation.

  • Interface avec le propriétaire (alignement régulier) et gestion technique du bâtiment.

  • Coordination des activités sur site liées à l'environnement de bureau.

  • Supervision étroite des activités de rénovation, gestion des entreprises et fournisseurs externes ainsi que des inspections sur site.

  • Partager les meilleures pratiques et les connaissances avec les collègues de TCI chargés de la gestion des installations, par exemple en participant aux réunions de l'équipe globale de TCI ou en mettant régulièrement à jour les rapports.

  • Assurer la continuité des opérations sur le site de Clichy et dans nos espaces de travail en ayant des échanges réguliers avec le propriétaire, le gestionnaire du bâtiment et les parties prenantes.

  • Mettre à jour le plan de remplacement sur une base trimestrielle et faire un rapport à TCI dans le cas où un besoin d'action a été identifié.

• Gestion des contrats et des fournisseurs, y compris la coordination des fournisseurs (par exemple, contrats de location et de service) :

  • Gérer activement les contrats et les fournisseurs afin de réaliser et d'utiliser les synergies.

  • Tenir compte des normes de RWE, notamment en ce qui concerne les lignes directrices de l'entreprise relatives aux négociations contractuelles et aux fonctions de soutien, le cas échéant.

• Interface avec les thèmes de la sécurité :

  • Acheminer toute demande de sécurité et/ou escalade via TCI à la sécurité du groupe.

• Vous êtes en charge de la gestion des frais de voyage (application et agence de voyage) et de la gestion du parc automobile.

Votre profil

• Vous aimez travailler de manière indépendante au sein d'une équipe internationale et interfonctionnelle.

• Vous avez des compétences organisationnelles exceptionnelles et êtes capable d'établir des priorités et d'effectuer plusieurs tâches à la fois dans un environnement dynamique et rapide.

• Volonté de voyager et esprit pratique

• Fiabilité et sens aigu des responsabilités

• Expérience de la gestion d'installations et/ou des relations avec les interlocuteurs et les parties prenantes concernés.

• Maîtrise du français et de l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit

• Maîtrise de tous les produits MS Office (en particulier Excel, Word, PowerPoint)

• Solides compétences en matière de gestion des relations et de mise en réseau

RWE Renewables is looking for a Senior Office Manager (m/w) who wants to be part of a new team in Paris. We have new and high ambitions for renewable energy, and we are in the starting pits of our journey together with about 3,600 colleagues in North and South America, the rest of Europe, Asia and Pacific. In other words, there are good opportunities for further development within the organization. In your role you have great freedom to organize your work in the way that suits you. Our culture is characterized by entrepreneurship, openness and commitment. With us you get a dynamic job where relationships, development and strategy will be even a big part of your everyday life.

As Senior Office Manager (m/w), you will play a fundamental role in our Team with approximately 200 employees in France. The role is located in Paris (Clichy). You will be responsible for the smooth running of the office in Paris and some satellite offices across France for RWE and to assist the team in France.

The RWE team are expanding and looking for entrepreneurial individuals with a growth mindset to join a fast expanding team in a dynamic environment, as part of a larger global organisation.

Your responsibilities

• General Facility Management:

  • Plan and realise facilities Management duties in alignment with the management team in Essen (TCI) and under consideration of RWE standards, e.g. occupancy planning.

  • Interface to Landlord (regular alignment) and technical building management.

  • Coordination of on-site activities related to office environment.

  • Close supervision of refurbishment activities, management of external companies and suppliers as well as on-site inspections.

  • Share best practice and knowledge with facilities management colleagues of TCI by e.g. joining global TCI team meetings or updating reports regularly.

  • Ensure continuous business operations at the office location in Clichy and our co-working spaces by having regular exchange with landlord, building management and stakeholders.

  • Update replacement plan on a quarterly basis and report to TCI in case need for action has been identified

• Contract and vendor management incl. coordination of suppliers (e.g. rental and service contracts):

  • Actively manage contracts and vendors in order to realise and use synergies.

  • Consider RWE standards especially towards company guidelines reg. contract negotiations and support functions as required.

• Interface to Security topics:

  • Route any security requests and/or escalations via TCI to Group Security.

• Travel Expenses (application and travel agency) and Car Pool Management.

Your profil

• Enjoy working independently in an international, cross-functional team

• Exceptional organizational skills with the ability to prioritize and multi-task in a dynamic and fast-paced environment

• Willingness to travel and hands-on mentality

• Reliability and a strong sense of responsibility

• Experience in Facility management and/or in dealing with relevant contacts and stakeholders

• Fluent in written and spoken French and English

• Confident handling of all MS Office products (especially Excel, Word, PowerPoint)

• Strong relationship management and networking skills

rwe.com/career

Lorsque vous postulez, nous vous recommandons de transmettre votre candidature en anglais. Vous pouvez préciser le code d'annonce suivant: 86493

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